Organisation d'un loto traditionnel (Bingo, rifle, quine, ...)

L'organisation d'un loto (rifle, bingo, quine) peut être un bon moyen pour une association de récolter quelques fonds pour son fonctionnement ou pour développer ses activités (de même que les brocantes et les vides greniers)

Néanmoins il convient de respecter quelques règles pour que tout se déroule correctement, voici donc quelques conseils et astuces pour une bonne organisation (consultez également la rubrique sur la législation).

Avant l'événement :

1. Une date et un lieu bien choisis

Pour commencer, il faudra convenir d'une date au moins 3 mois à l'avance. Renseignez vous par ailleurs pour évitez de fixer une date où il y a déjà de nombreux évènements de prévus aux alentours (autres lotos, évènements sportifs, évènements culturels, etc..).

Définissez ensuite un budget complet en fonction de vos objectifs et de vos moyens (n'oubliez pas : salle, tables + chaises, publicité, animateur, lots, photocopies, déplacements, boissons, Sacem, sonorisation ...)

Choisissez ensuite une salle en fonction de ce budget, mais si vous n'avez jamais fait de loto et que vous êtes peu nombreux au sein de votre structure (association, école) commencez petit, vous prendrez moins de risque. N'hésitez pas à contacter votre mairie. Le prêt de la salle des fêtes est tout à fait possible. Il est évident que la salle doit être facilement accessible (stationnement, accès handicapés), chauffée et disposer de sanitaire salubres en nombre suffisant.

2. Une communication soignée, des lots attrayants, un budget bien dimensionné

Une fois que vous aurez annoncé votre événement sur notre agenda des lotos, il convient d'effectuer un plan de communication efficace. Prévenez la presse et les médias locaux, ils relaieront l'information, gratuitement en règle général. Demandez à votre mairie de faire passer l'information sur le bulletin municipal, au moins, les habitants de la commune seront prévenus.

Réalisez une affiche claire, reprenant les informations générales (date, lieu, horaire, principaux lots, ...) et essayez de la diffuser dans le plus grand nombre de lieux proche de votre commune (boulangerie, bar, commerces de proximités, ...), les organisateurs et amis n'hésiteront pas à scotcher une des affiches sur leur véhicule.

Afin d'attirer un maximum de joueurs, le choix des lots est également important. Même si la majorité des joueurs viennent avant tout pour se distraire et partager un bon moment, des lots attractifs motiveront les plus hésitants. Si c'est votre première organisation, il vous faudra bien estimer le nombre de joueurs potentiels, afin de ne pas creuser dangeureusement le budget de votre manifestation avec des lots trop onéreux.

La plupart du temps, les associations font appel à la générosité de leurs adhérents et à des commerçants locaux pour obtenir de nombreux lots.

Elles peuvent toutefois s'adresser à des grossistes spécialisés dans les lots de tombola dont elles trouveront les adresses dans les pages jaunes de l'annuaire à la rubrique ARTICLES POUR FORAINS. Equipement Hifi-Vidéo, multimedia, voyages et bons d'achats sont des valeurs sûres. Les poupées et les peluches géantes, réellement bon marché, font toujours leur effet.

N'oubliez pas que la meilleure publicité est d'aller à d'autres lotos précédant le vôtre pour distribuer des tracts (et surtout jouer...), vous toucherez directement les joueurs de loto.

Pour boucler en partie votre budget avant la date de votre loto (ce qui est plus rassurant), faites une pré-vente de cartons auprès des amis, sympathisants, adhérents, etc...

Une personne, dans ce genre de soirée, dépense en moyenne 30 euros (grilles et boissons). Les recettes atteignent vite 5000 euros. Il faut acheter entre 450 et 750 euros de lots, ajoutez les frais de photocopies, droits et taxes, location de la salle, achats de boissons, etc..., et vous pouvez espérer environ 2000 euros de bénéfice.

3. Un règlement claire et structuré

Pour que tout se déroule dans les meilleurs conditions, prévoyez un réglement simple et clair disponible pour tout les participants (à remettre à l'inscription, à télécharger sur votre site internet, affiché à l'entrée de la manifestation). Rappelez toujours aux joueurs l'existence de ce réglement pour qu'ils jouent en leur âme et conscience.

Définissez également les règles du jeu qui seront appliqués (quine, double quine, carton plein, ...).

Le règlement devra comprendre au minimum les indications suivantes :

• nature des billets (liasses, cartons, numérotations)
• prix du billet
• date d'ouverture de la souscription de billets de tombola et date de clôture
• procédure de tirage au sort
• délais accordés aux gagnants pour retirer leurs lots
• destination des lots retirés
• destination des profits réalisés par la tombola.

4. Le choix des personnes

Il convient de fixer les rôles, et les plannings de chacun. Une fois que vous aurez formé une équipe de bénévole solide, concertez-vous pour prévoir un planning cohérent. Répartissez les tâches (distribution d'affiches, secteurs de diffusion, buvette, caisse, animation, location de matériel, réservations de la salle, déclarations administratives, achat de fourniture, réception et stockage des marchandises, accueil parking...). N'oubliez rien et répartissez les tâches en fonction des disponibilités et compétences de chacun.

Prévoyez au minimum 7 personnes bénévoles :

• 1 Monsieur Loyal, capable de fermeté, qui dirigera la soirée ;
• 1 à la buvette ( sandwichs, boissons) ;
• 1 à la caisse (vente des grilles) ;
• 2 à la vérification des grilles et aux détails matériels ( stylo, change, boisson, etc.).
• 2 qui s'occuperont des enfants dans une salle annexe.
• Le cas échéant, une ou deux personnes supplémentaires pour gérer les débordements (rares) . En effet, ces soirées durent environ 4 heures et le calme doit y régner !

La veille et le jour J :

La veille (ou avant), procédez au balisage pour trouver le lieu de votre événement (pancartes aux croisements stratégiques). Si vous disposez d'un parking, prévoyez des lampes torches si votre événement se déroule en soirée.

Pour la buvette et l'achat des cartons sur place, munissez-vous d'un fonds de monnaie assez important.

Disposez les tables : les tables doivent être assez grandes pour que les joueurs puissent étaler leurs grilles s'ils en achètent plusieurs, et parfaitement stables, sinon les pions vont se balader sans cesse, rendant le jeu impossible.

Pour le tirage, deux conditions sont à remplir : il doit être totalement aléatoire et tous les lots doivent être distribués.

Dans la mesure où le tirage peut être important, il est toujours possible de s'adresser à un huissier. Il est alors souhaitable de prendre contact avec : lui avant la rédaction du règlement, la mention «tirage fait en présence d'huissier » sera portée sur les billets. Les frais d'huissier sont peu onéreux, certains d'entre eux acceptant même de ne faire payer que les droits d'enregistrement du procès-verbal. Par ailleurs, les huissiers n ont pas pouvoir de procéder eux-mêmes au tirage au sort, ils n'en effectuent que la surveillance.

Après le loto :

Un délai doit être obligatoirement accordé pour permettre aux souscripteurs qui n'étaient pas présents au moment du tirage de venir retirer leur lot.

Veillez à ce que tous les lots gagnés aient trouvés preneurs. Contactez les gagnants qui ne se sont pas manifestés. Transmettez le bilan de votre manifestation aux services administratifs prévus. En guise de remerciements, un petit repas sera le bienvenue pour souder l'équipe des bénévoles.

Dans tous les cas lorsque vous souhaitez organiser un bingo (rifle, loto, quine) conformez vous toujours à la législation en vigueur.